Prioriser efficacement ses tâches : l’outil qui incite à l’action

 

Gérer les priorités : merci Eisenhower…oui mais !

Si vous connaissez déjà la matrice d’Eisenhower, ne partez pas !

J’aimerais vous la montrer sous un angle plus “productif” que celui que vous connaissez déjà.

Si vous ne connaissez pas la matrice d’Eisenhower ? Je vous explique en quelques mots. Sinon, vous pouvez lire plus loin.

Vous trouverez sans problème cette matrice dans tous les articles, livres et autres supports traitant de la gestion du temps et plus particulièrement de la gestion des priorités.

Car c’est bien de gestion des priorités dont il s’agit !

Cette matrice dont le président Eisenhower serait à l’origine, permet de classer les tâches en quatre grandes catégories :

A partir d’un axe vertical “URGENCE” et d’un axe horizontal “IMPORTANCE”, quatre cadrans ont été défini. Chaque cadran correspond à une priorité.

  • A : les tâches importantes et urgentes.
  • B : les tâches importantes mais peu urgentes.
  • C : les tâches urgentes mais peu importantes.
  • D : les tâches peu urgentes et peu importantes.

Le but du jeu est donc de définir, à partir d’une liste de tâches diverses et variées, quelles sont les tâches de type A, B, C ou D.

Ensuite, il devient plus facile de prioriser et donc de savoir quelles sont les tâches à faire prioritairement :

  • A : les tâches importantes et urgentes, qu’il faut réaliser de suite et de préférence soi-même.
  • B : les tâches importantes mais peu urgentes, à exécuter soi-même également mais qui doivent être planifiées.
  • C : les tâches urgentes mais peu importantes, qui peuvent être planifiées pour plus tard ou, si cela est possible, déléguées à d’autres.
  • D : les tâches peu urgentes et peu importantes, celles que l’on peut laisser tomber sans remords et que l’on ne devrait jamais faire.

Et pratiquement ? On fait comment ?

La première fois que j’ai eu connaissance de cette matrice d’Eisenhower, c’était lors d’une formation sur la gestion du temps et cela remonte à de nombreuses années. Sur le moment, j’ai trouvé le concept intéressant.

L’intervenant nous a longuement expliqué la signification de chacun des cadrans, avec différents exemples à l’appui et nous a conseillé de traiter nos tâches à effectuer à l’aune de ces catégories. Bien !

Une fois chez moi, soucieuse de mettre en applications tous ces bons conseils, j’ai réfléchi aux activités que j’avais à faire et je me suis amusée à évaluer si elles étaient de type A, B, C ou D. J’en avais de nombreuses dans chaque catégories. Et ensuite ?

Je suis quelqu’un de naturellement très pratico-pratique !

J’ai essayé différentes manières de faire : une liste de tâches avec, à côté de chacune, la mention A, B, C ou D. Et ensuite ?

Qu’est-ce que je faisais de mes six taches A ? Fallait-il en prioriser certaines ? Et, si oui, comment ?

Une liste de tâches avec des lettres à côté. Ça ne m’incitait guère à l’action. En fait, ça avait même plutôt l’effet inverse…

Et la lumière fut !

J’avais un peu laissé tomber ce mode de gestion des priorités jusqu’à ce que la question se pose de nouveau, quelques années plus tard, alors que j’animais une formation sur la gestion de projet. Je proposais, au fur et à mesure de l’animation, des outils divers d’aide à la gestion de projet.

En préparant ce cours, j’avais de nouveau rencontré la “Matrice d’Eisenhower” dans mes lectures. Logique puisque qui dit gestion de projet dit aussi gestion de priorités. Soucieuse de donner une méthodologie pour utiliser l’outil, je mis en place un tableau, que je testai pour moi-même et que j’améliorai au fur et à mesure du temps.

Non seulement il s’ajouta à mes outils pour la gestion de projet mais, à ce jour, je l’utilise encore quotidiennement. Je vous le présente ici.

Un outil pour prioriser ses tâches efficacement et pour gagner en productivité !

Voici tout d’abord à quoi ressemble le tableau. N’hésitez pas à cliquer pour zoomer.

Tableau de priorisation des tâches.

Le contenu du tableau des priorités

Comme vous pouvez le constater, il s’agit à la base d’un tableau Excel avec :

  • Une colonne qui différencie les tâches concernant le travail et les taches personnelles.
  • Une colonne “Action”, avec la liste des tâches à effectuer.
  • Une colonne avec une valeur pour l’urgence et une autre pour l’importance (je détaille ci-dessous).
  • Une colonne “Priorité” qui multiplie entre elles les deux valeurs précédentes.
  • Une colonne “% Achevé” qui indique le taux d’avancement de la tâche. C’est toujours bon pour le moral de voir s’afficher un 100% !
  • Une colonne “Échéance” pour indique une éventuelle deadline (date à ne pas dépasser).
  • Une colonne pour les remarques.

Comment sont définis les niveaux de priorités ?

Urgence de la tâche : pour chaque tâche on définit une valeur d’urgence allant de 1 (pas urgent du tout) à 4 (pour hier !) :

  1. Un jour peut-être
  2. Peut attendre
  3. Dès que possible
  4. Ne peut pas être retardée

Impact de cette tâche: il s’agit ici de dire quel impact aura cette tâche (sur notre vie, sur notre travail…). Pour chaque tâche on définit une valeur de 1 à 4 :

  1. Impact insignifiant
  2. Impact léger
  3. Fort impact
  4. Très fort impact

PRIORITÉ = URGENCE x IMPACT

On voit dans l’exemple ci-dessus, que la tâche “Tableaux de bord du mois” était très urgente (4) et qu’elle avait un très fort impact sur mon travail (4). Sa priorité est donc de 16.

Une mise en forme conditionnelle a pour effet de mettre en rouge les tâches très prioritaires et en vert celles qui ne le sont pas du tout. Les valeurs allant de 1 (1 x 1) à 16 (4 x 4) les couleurs de fond des cellules varient selon un dégradé allant du très vert au très rouge, en passant par des oranges, verts clairs etc.).

Je regarde ce tableau chaque jour et je sais que les tâches en rouge sont celles que je dois absolument faire maintenant. S’il me reste du temps, je peux ensuite m’atteler aux tâches orange…

Lorsque je modifie une valeur (une tâche devenue plus ou moins importante par exemple), la priorité change et la couleur de la cellule également.

Je vous invite à essayer et vous verrez combien la couleur incite à l’action ! Le rouge nous dicte sans ambiguïté ce qu’il y a à faire en priorité.

Merci de me dire ce que vous pensez de cette “Matrice d’Eisenhower” à ma sauce.

Si vous souhaitez savoir comment j’ai créé ce tableau, je me ferai un plaisir de vous l’expliquer prochainement.

 

 

Written by Guylaine
Guylaine est passionnée par tout ce qui touche à l'organisation, à l'efficacité, à la productivité. Elle partage avec vous ses conseils, ses astuces et ses méthodes.