Comment être organisé et productif au travail

Chronomètres

Vous êtes entré dans votre bureau ce matin et, une fois de plus, vous avez pris conscience de tout ce qui vous attendait : les mails à gérer, la pile de dossiers sur le bureau, la réunion qui risquait de se prolonger, sans compter le lot de problèmes, interruptions, appels téléphoniques, urgences en tous genres (réelles ou fausses)…

Bien sûr, vous avez l’habitude. La journée passera, tant bien que mal et vous ferez de votre mieux pour répondre à vos clients, à vos collègues, à votre hiérarchie, comme vous le faites chaque jour.

Vous quitterez le bureau à pas d’heure, peut-être même en emporterez-vous à la maison.

On dit que le stress peut-être stimulant, mais vous savez, vous qu’il pèse lourd…et pas seulement sur votre travail mais sur votre humeur en famille, sur vos loisirs (si vous avez du temps pour eux !), sur votre vie de couple…

Vous savez bien que vous n’êtes pas le roi de l’organisation; on vous le dit assez !

Je vous propose une méthodologie en x points pour améliorer votre organisation au travail, gagner en productivité et vous alléger en stress.

Cela passe par une gestion du temps et de l’espace. Un petit effort de départ pour un gain extraordinaire en efficacité et en sérénité.

[1] – Bureau net

Rien de plus démoralisant que d’avoir (et de voir) un bureau surchargé de documents. Rien de plus stressant que de chercher sans succès une information alors que votre interlocuteur attends la réponse au téléphone.

Bureau en désordre

Votre premier travail consiste à faire place nette et à dégager votre bureau de tout ce qui n’est pas absolument indispensable. Un espace physiquement dégagé génère, pour vous et pour ceux qui entrent dans votre bureau, une impression de calme et de sérénité.

Je vous propose donc d’arriver un peu plus tôt un matin, ou bien de vous réserver un bloc de temps dans une de vos journée pour réorganiser votre espace de travail. Voici ce qui devrait rester sur votre bureau :

  • Votre PC + un second écran éventuel
  • Votre téléphone
  • Un cahier ou un carnet (préférable au bloc : on aura trop tendance à “détacher” … et à perdre les pages) ainsi qu’un stylo,
  • Un pot à crayon avec quelques stylos.
  • Quatre bannettes empilées et étiquetées avec : “feuilles” (les feuilles non utilisées de l’imprimante), “aujourd’hui”, “en cours”, “à lire”.
  • Une lampe de bureau : veillez à avoir un éclairage confortable.

Rien d’autre !… enfin, vous pouvez ajouter votre gobelet de café ou votre mug de thé !

Les accessoires de bureau : agrafeuse, trombones, papier vierge pour l’imprimante… sont rangés dans vos tiroirs de bureau ou dans un meuble à proximité. La place des feuilles pour l’imprimante et, très logiquement, dessous ou à côté de l’imprimante.

Si tous vos dossiers sont informatisés, vous devez être peu concernés par le paragraphe suivant.

Si vous avez des dossiers papiers, classez (ou faites classer) ceux qui peuvent l’être dans des dossiers situés dans un meuble et clairement identifiés par leur nom. Conservez un ou deux dossiers dans la bannette aujourd’hui : vous y travaillerez dans la journée. Pour les autres dossiers, classez-lez également dans un meubles avec le nom en clair sur la pochette. Distinguez bien un endroit pour les dossiers traités et un autre pour ceux qui doivent l’être.

Tous les documents doivent être facilement retrouvables par vous-même mais aussi par ceux qui travaillent avec vous.

Si vous ajoutez quelques éléments de décoration (photos, plante), placez-plutôt sur les mur ou sur un meuble que sur votre bureau. Veillez à conserver celui-ci le plus minimaliste possible.

[2] – PC net

Comme votre bureau, rendez votre PC dégagé en ne laissant que peu (ou pas) de dossiers sur le bureau. A la limite, créez un maximum de cinq raccourcis pour accéder aux espaces sur lesquels vous allez le plus souvent. Par exemple :

Exemple de cinq dossiers sur un bureau de PC.

Prenez le temps de créer des dossiers et des sous-dossiers organisés de façon logique, que ce soit sur votre disque, sur le réseau ou dans le Cloud. Placez vos fichiers dans les bons dossiers.

[3] – Chaque matin, planifiez votre journée

Après avoir salué vos collègues et pris votre café, résistez à la tentation de vous jeter sur vos mails. Vous avez quelque chose de plus important à faire avant, organiser votre journée.

  • Décidez de trois moments dans la journée où vous consulterez et traiterez vos mails. Oui, je sais ce que vous pensez ! Mais la gestion des mails, tout comme les interruptions incessantes nuisent de manière dramatique à votre productivité. Soyez honnête avec vous-même : si vous ne répondez pas instantanément à ce mail qui vous interpelle de son bip insistant, est-ce que cela aura un impact si négatif sur vos affaires ou vos relations ? Vous savez déjà que la réponse est non. Prenez simplement conscience que les périodes de temps consacrées aux mails seront beaucoup plus efficaces (car faites à la suite) et que vous pourrez gardez votre concentration sur ce travail qui, lui, apporte une réelle valeur ajoutée. Je vous propose le matin, après la planification de la journée, en début d’après-midi après la pause-repas et dans l’après-midi à l’heure qui vous arrange, par exemple vers 15 h 30.
  • Désactivez vos notifications de messagerie (PC et téléphone), désactivez également toutes les autres notifications (SMS et autres).
  • Prenez votre agenda et bloquez deux heures (plus ou moins en fonctions de votre charge de travail ce jour-là) pour effectuer un travail qui demande de la concentration et qui est vraiment important pour vous.
  • Si vous avez un(e assistant(e), listez tout ce que vous souhaitez qu’il(elle) fasse aujourd’hui et prenez le temps de voir avec lui(elle) si cela est réaliste par rapport à sa charge de travail.
  • Notez sur votre agenda d’autres tâches, si nécessaire.
  • Attention ! Ne remplissez pas votre agenda. Laissez de la place aux imprévus !

Lorsque vous en aurez pris l’habitude et que cette planification matinale sera devenue une routine, vous y consacrerez très peu de temps.

Mais vous aurez l’avantage d’avoir une vision claire de la manière dont va se dérouler votre journée.

Même s’il y a des imprévus, vous aurez la satisfaction de voir chaque jour que vous avancez ce qui est à la fois bon pour votre moral et pour votre efficacité.

[4] – Prenez l’habitude de noter sur un seul support

Au cours de la journée, arriveront nécessairement des idées, des choses à faire auxquelles vous penserez, des informations données par des collaborateurs, etc.

C’est le moment d’utiliser le cahier et le stylo placés sur votre bureau. Il auront toute leur place lors d’un entretien physique ou téléphonique.

Vous pouvez également utiliser un gestionnaire de tâches informatique comme Trello ou autre, auquel vous pourrez accéder rapidement.

En fin de journée, vous pourrez “traiter” ces informations puis les barrer ou les supprimer au fur et à mesure.

[5] – Comment gérer vos emails

Mails/téléphone
Définissez des moments dans la journée
Traitez les mails, classez, videz la boite de réception
Dire non Tél parfois + efficace échanges + rapides
Prendre des pauses mais ne pas s’interrompre sans arrêt (appels tél, irruption dans bureau…)


Comm collègues
fin journée
Déléguez si besoin
Agenda
Liste
Mails ?

PC fin jour
Docs fin jour

Dans la journée
Liste
Agenda…
Focus sur une tâche multitâches mauvais
Alterner travaux concentration avec + légers

Hiérarchiser priorités

Faites petites tâches de suite

Alarmes

S’organiser demande du temps
Carnet pour écrire ses idées
Savoir dire non
Réunion dire durée et donner ordre jour
Regrouper des tâches semblables : tous les appels à la suite ou répondre mails l’un après l’autre.

Written by Guylaine
Guylaine est passionnée par tout ce qui touche à l'organisation, à l'efficacité, à la productivité. Elle partage avec vous ses conseils, ses astuces et ses méthodes.