Pourquoi vous ne devez pas laisser vos mails maîtriser votre temps

 

Vous êtes peut-être de ceux qui, le matin, se jettent sur leur messagerie, à peine assis à votre bureau ? Pour continuer à lire et répondre à ceux-ci tout au long de votre journée…

La gestion des mails pénalise votre productivité

Quelques chiffres avant d’aborder le cœur du problème et de vous proposer des solutions :

  • En 2015, 88 emails reçus et 34 envoyés en moyenne par jour en entreprise par chaque collaborateur.
  • Les cadres considèrent qu’ils passent plus de 5 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie (pour la France, c’est une moyenne de 6 heures).
  • Au minimum toutes les dix minutes, 43 % des salariés français se déclarent interrompus par leurs mails.

 

Apport récent neurosciences : le cortex préfrontal (celui qui gère les fonctions cognitives, la créativité, la prise décision, la complexité…) fonctionne de manière optimale le matin; Choisir ses activités de la journée.

 

On estime qu’il faut une minute pour se remettre dans le cours de sa pensée. Ces interruption incessantes perturbent grandement notre efficacité. On sait maintenant que le cerveau “multi-tâches” est un leurre. C’est pourtant ce que nous lui demandons.

7 actions pour limiter la perte de temps avec vos mails

Désactiver vos notifications (PC, téléphone) et fixez-vous trois moments de la journée pour traiter vos courriels (milieu de matinée, milieu d’après-midi, fin d’après-midi, par exemple). Eviter de le faire en arrivant au bureau : cerveau à garder pour des actions plus utiles car plus efficace le matin.

Pour chaque moment dédié au traitement de vos mails, procédez comme suit en gardant en tête l’objectif de vider au maximum votre boite de réception.

  • Un email que vous considérez comme inutile doit être jeté immédiatement à la corbeille. S’il s’agit d’un abonnement que vous ne souhaitez pas ou plus ou que vous n’avez jamais demandé, désabonnez-vous. Si vous avez trop d’emails et peu de temps, faites-le glisser dans un dossier “désabonnement” que vous gérerez à vos moments perdus.
  • Un email contenant une information à conserver doit être placé dans le dossier approprié pour le retrouver facilement en cas de besoin. Demandez-vous s’il a vraiment une utilité.
  • Pour un email qui nécessite une réponse courte (moins de trois minutes), répondez de suite puis classez-le (ou jetez-le).
  • Pour un email qui demande un traitement plus long, planifiez une plage spécifique soit rapidement, soit plus tard si la réponse peut attendre (résistez à l’envie de toujours répondre rapidement)
  • Limitez vous-mêmes le nombre de mails que vous envoçyez et qui génèrent des répo,nses et des réponses de réponses.. Penser au tél.
  • En cas d’urgence demandez-vous si le mail est le moyen le plus efficacacve de traiter l’affaire.
  • Lorsque vous prendrez du temps pour gérer votre dossier “Désabonnement”, profitez-en pour vous demander si tous vos abonnements à des newsletters sont bien indispensables et limitez-les drastiquement.

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Written by Guylaine
Guylaine est passionnée par tout ce qui touche à l'organisation, à l'efficacité, à la productivité. Elle partage avec vous ses conseils, ses astuces et ses méthodes.