8 pistes efficaces pour trouver du temps

Et si être organisé(e), c’était seulement être capable de dégager du temps pour les choses vraiment importantes ?

Ces choses auxquelles on tient vraiment mais qu’on n’a pourtant jamais le temps de faire : aller voir un spectacle, s’adonner à sa passion, passer du temps avec ceux qu’on aime, prendre le temps de lire ou de peindre ou de courir, partir en week-end, s’occuper de soi, bricoler, apprendre une nouvelle langue, …

Répondez honnêtement au 8 questions ci-dessous et vous devriez avoir une bonne idée de ce qui pourrait à la fois, améliorer votre organisation et vous permettre de dégager (enfin) du temps pour ce qui vous semble important.

1. Prenez-vous du temps pour réfléchir à votre organisation ?

Si vous ne vous êtes jamais posé cette question, il est temps de le faire. S’organiser n’est pas un don; on ne naît pas avec. Il faut donc y réfléchir pour, d’abord se poser quelques questions et, ensuite, y apporter des solutions.

On accepte donc de “passer un peu de temps” pour “en gagner beaucoup” !

Posez-vous d’abord les bonnes questions sur les effets de votre désorganisation

La bonne nouvelle, c’est qu’il s’agit d’un exercice gratifiant. En vous posant les bonnes questions, vous commencerez déjà à trouver un début de bonnes réponses. En trouvant des réponses, même si elles ne sont pas parfaites, vous améliorerez votre quotidien, vous dégagerez davantage de temps pour vous et vous diminuerez le stress.

Que du bonheur !

Est-ce que ma mauvaise organisation me pénalise, au travail, dans mes activités, chez moi ? Est-ce qu’elle pénalise mes proches, mes collègues ? Si la réponse est oui, quelles qu’en soient les raisons, notez honnêtement sur une feuille ces situations. Par exemple :

  • Au moment de partir au travail, j’ai toujours perdu quelque chose (mes lunettes, ma montre, un document…) alors je cherche, je m’énerve, je finit par trouver mais je pars au dernier moment, stressée, et j’arrive souvent un peu en retard au travail.
  • En préparant le repas du soir, je réalise qu’il me manque des ingrédients. Je cours alors à la superette pour acheter la crème, les carottes ou l’oignon qui me font défaut. J’ai perdu trente à quarante minutes, nous mangeons tard, encore une soirée qui me laisse peu de temps pour moi !
  • Je sais bien que j’ai quelque part ce certificat médical pour l’activité sportive de ma fille. Je dois l’apporter demain au club de gym. Mais où peut-il bien être ? Dans cette pile de papiers qui encombre l’entrée ? Dans mon sac à main ? Je ne sais plus. Encore du temps à passer pour le retrouver, si je le retrouve. Sinon, il faudra que j’en demande un autre au médecin…
  • Etc.

Trouvez les solutions pour mieux vous organiser

Quels moyens puis-je trouver pour essayer d’améliorer les choses concernant chacune des situations que je viens de décrire ? Ce n’est pas forcément évident de prime abord, mais si vous décomposez bien ce qui provoque cette désorganisation, vous devriez, en même temps, en trouver la parade. Analysez et notez, pour chaque cas, une manière de faire différente. Par exemple :

  • Situation : au moment de partir au travail, j’ai toujours perdu quelque chose. Solution possible : la veille, je pose sur un meuble de mon entrée tout ce dont j’ai besoin (sac, lunettes, dossier…). S’il y a certains objets que je ne peux prendre qu’au dernier moment, je le note sur un post-it posé sur le sac que j’emporte (par exemple ma lunch-box à sortir du frigo).
  • Situation : en préparant le repas du soir, je réalise qu’il me manque des ingrédientsSolution possible : une fois pr semaine, je fais une liste approximative des repas du soir de la semaine. Ceci me permet d’établir la liste des ingrédients que j’emporte en allant faire mes achats.
  • Situation : je perds un temps fou à rechercher le certificat dont ma fille a besoin demainSolution possible : j’achète des pochettes plastique ou cartonnées sur lesquelles je colle une étiquette avec le nom de chaque membre de la famille. A chaque fois qu’un document concerne l’un d’entre eux, je le glisse dans sa pochette. Au moment voulu, il suffira d’ouvrir la bonne pochette pour trouver le bon document.
  • Autres situations de désorganisations… C’est à vous d’imaginer une solution !

2. Avez-vous essayé de simplifier votre quotidien ?

Non, je ne veux pas vous parler de minimalisme ! Cela est affaire personnelle. J’évoque simplement la notion de “simplification”.

Réfléchissez aux activités récurrentes qui vous prennent le plus de temps et demandez-vous si ces tâches sont aussi importantes que cela ? Est-ce qu’elles méritent vraiment l’énergie que vous y consacrez ? Je veux dire, quels bienfaits vous apportent-elles ? Y passer moins de temps rendrait-il ces effets moins bénéfiques ?

  • Je fais des achats alimentaires plusieurs fois par semaine, versus je regroupe au maximum mes achats. par exemple un seul achat épicerie par mois et un marché par semaine.
  • Si mes moyens ou mon travail me le permettent, je décide de déléguer ce qui n’est pas important mais qui me libérera du temps : la vérification des dossiers par un collaborateur, le ménage par une femme de ménage, etc?
  • Je gère l’administratif lorsque j’y pense où quand la pile de documents est trop haute versus je consacre une demi-heure par semaine à dépouiller le courrier de la semaine, faire mes comptes, …
  • Je cuisine les repas chaque soir versus je me mets au batch cooking. En deux heures continues, une fois par semaine, je préparer le maximum de cuisson, épluchages, congélation… pour la semaine.
  • Continuez la simplification !

3. Estimez-vous le temps des tâches ?

On se plaint souvent de ne pas avoir assez de temps pour faire tout ce qu’on aimerait. On arrive parfois en retard à des rendez-vous, on ne fait pas le quart de sa todo-list.

Il se peut que le manque de temps qu’on déplore dans nos journées surchargées relève tout simplement d’une mauvaise estimation du temps de nos tâches.

Êtes-vous réaliste ?

Lorsque vous notez dans votre agenda une tranche d’une heure pour votre rendez-vous chez le dentiste, avez-vous pris en compte le trajet pour vous y rendre, celui pour en revenir et le temps d’attente chez lui ? Est-ce qu’il n’aurait pas été plus réaliste de noter une heure 30 ?

Lorsque vous listez dix tâches à faire dans votre journée, avez-vous additionné le temps nécessaire pour chacune d’elles afin de vérifier que ce total pouvait tenir dans la dite journée ?

Apprenez à estimer le temps

Si vous pensez que vous n’êtes pas doué(e) pour apprécier le temps nécessaire  à l’accomplissement d’une tâche, sachez que, là encore, on ne naît pas avec la “bosse du temps”. C’est une compétence que l’on peut développer de manière très pratique par l’apprentissage.

Si vous éprouvez quelques difficultés à noter un temps en face d’une activité, je vous propose une manière toute simple d’y parvenir : chronométrez-vous ! Avec votre téléphone, avec le minuteur de la cuisine ; peu importe !

Chronométrez-vous la prochaine fois que vous ferez une tâche répétitive de votre vie : aller à ma séance de sport (aller-retour + vestiaire + cours + vestiaire), préparer ma présentation pour la prochaine réunion, faire mes comptes, etc.

Notez ensuite dans un carnet ou un fichier le temps que cela vous a pris. Certaines tâches pouvant être variables, chronométrez deux ou trois fois et faites une moyenne.

Utilisez ensuite ces temps la prochaine fois que vous remplirez votre agenda ou votre todo-list de la journée. Ils seront probablement moins remplis mais vous aurez la satisfaction d’en faire davantage et d’être plus détendu(e).

On appelle cela l’anticipation et c’est une technique puissante pour progresser dans la gestion de son temps.

4. Mangez-vous un crapaud chaque matin ?

Cette référence vient du livre de Brian Tracy, “Avaler le crapaud” qui a repris pour son titre une une phrase de l’écrivain Mark Twain : “Mangez une grenouille vivante de bon matin et rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée”.  Ceci pour conseiller de s’atteler à la tâche la plus pénible dès le matin.

On le sait bien, il s’agit de celle que, justement, on repousse toujours à plus tard : à cet après-midi, à demain, à la semaine prochaine et que l’on finira par faire dans l’urgence, au tout dernier moment, générant ainsi anxiété et stress.

En commençant précisément par celle-ci avant toute autre le matin, on se débarrasse d’une corvée et, plus encore, de l’idée que l’on va se faire, toute la journée, de ce fichu crapaud à avaler. Un petit effort dès le matin et ensuite, on est tranquille pour le reste de la journée. Et on est fier et content de l’avoir fait.

Méthode simple, efficace et excellente pour le moral.

Trouvez votre crapaud

  • Dès la veille, avant de quitter le travail s’il s’agit de tâches professionnelles ou en fin de journée s’il s’agit de tâches personnelles prenez dix minutes.
  • Listez toutes les tâches que vous devez faire le lendemain.
  • Cherchez dans cette liste votre “crapaud” : c’est très simple, il s’agit de celle que vous avez le moins envie de faire. Celle dont vous vous dites déjà, en l’écrivant, “j’ai encore deux semaines”, “c’est mieux de commencer par la rédaction de mon dossier X”, “je verrai plus tard”, “il y a plus urgent” et autres mauvaises raisons. Vous savez très bien quel est votre crapaud, n’est-ce pas ?
  • Décidez que vous commencerez votre journée par cette tâche et pas une autre.

Préparez-vous !

  • Pour vous y aider, faites en sorte que tout soit en place pour vous inciter à manger ce fichu crapaud.
  • S’il s’agit d’une tâche au travail, posez par exemple sur votre bureau le dossier sur lequel vous devez travailler ou collez un gros post-it au milieu de l’écran de votre PC.
  • S’il s’agit d’appeler un client pour une affaire délicate, placez son nom bien en vue sur un papier sur lequel vous aurez listé les arguments et idées à développer.
  • S’il s’agit d’une tâche personnelle comme faire une demi-heure de sport, posez par exemple vos affaires de sport (vêtements et chaussures) là où vous mettez habituellement vos vêtements pour la journée.

Bon crapaud !

5. Savez-vous découper le mammouth ?

Après le crapaud, le mammouth. (Rassurez-vous les métaphores animales vont s’arrêter ici 😉 !).

Manger un mammouth entier en une seule fois semble effrayant, démotivant, impossible. Notre cerveau se refuse à attaquer une telle tâche. Mais en manger une tranche rend tout de suite la perspective plus agréable et surtout plus réaliste. Cette démonstration est évidente.

Alors pourquoi ne découpons-nous pas en tranches nos gros projets ou un travail conséquent ? Le cortex préfrontal où siège l’attention a besoin d’avoir un objectif clairement défini et suffisamment limité dans le temps pour que notre concentration soit efficace.

En donnant à notre cerveau un objectif de type “Rédiger le compte-rendu XYZ”, le but est trop large, effrayant, imprécis et donc un temps de travail difficilement imaginable. Résultat : démotivation et procrastination.

En donnant à notre cerveau un objectif de type “Lister les thèmes que je vais aborder dans ce compte-rendu”, la tâche paraît tout de suite plus facilement réalisable. De plus, on peut y associer sans peine une durée d’exécution. Ce sera la première tranche d de la tâche “compte-rendu”. On ne commencera la tranche suivante qu’après avoir terminée celle-ci.

En pratiquant ainsi, on obtient successivement des petits résultats, faciles à atteindre, générant une motivation pour continuer à progresser dans la bonne direction.

Comment procéder au découpage ?

  • Choisissez une tâche ou un projet qui vous tient à cœur mais qui vous paraît insurmontable.
  • Notez sur un papier la toute première action qu’il faudrait faire pour réaliser ce projet. Une toute petite action, simple et courte comme : passer un coup de téléphone, chercher des informations relatives au sujet sur Internet, rédiger un premier plan, s’entraîner pendant dix minutes, acheter des outils, décider d’une date de réunion et envoyer un mail, etc.
  • Décidez du moment où vous réaliserez cette action (le plus tôt possible !) : tout de suite, cet après-midi, ce week-end.
  • Faites-le au moment choisi.
  • Félicitez-vous.
  • Notez sur un papier la toute première action qu’il faudrait faire pour continuer ce projet. Une toute petite action, simple et courte.
  • Décidez du moment où vous réaliserez cette action (le plus tôt possible !) : tout de suite, cet après-midi, ce week-end.
  • Faites-le au moment choisi.
  • Félicitez-vous.
  • Continuez ainsi jusqu’à la fin de votre projet.

6. Groupez-vous vos tâches ?

Afin d’être plus efficace, il s’agit ici de faire en une seule fois, au même moment, des tâches qui possèdent un dénominateur commun. On prévoit des moments spécifiques pour grouper et se concentrer un certain type de tâches. La répétition favorise l’efficience et évite la dispersion. Ce qui peut se traduire par exemple par :

  • Tâches de même nature (sur le même créneau horaire, regroupez toutes les commandes, les tâches administrative, les relances clients).
  • Tâches ayant la même échéance (en fin de mois : la facturation, les règlements)
  • Tâches à faire avec certaine(s) personnes (avec tel collègue, avec vos enfants)
  • Tâches nécessitant le même outil (regroupez les appels téléphonique, la rédaction des mails, la recherche de photos).
  • Tâches à faire au même endroit (regrouper les achats en centre-ville ou au supermarché).

Vous avez prévu une heure le mardi après-midi pour vos relances clients : concentrez-vous sur cette tâche en essayant de ne pas consulter vos mails ou de ne pas vous disperser sur autre chose.

8. Savez-vous dire non (avec les formes)

Ne pas dire non, c’est renoncer à ses propres priorités.

S’organiser et bien gérer son temps revient à savoir gérer ses priorités. Et lorsqu’on gère ses priorités, on est amené parfois à dire non. La peur du conflit, le fait de vouloir être apprécié influe souvent sur notre jugement lorsqu’il s’agit de dire non à quelqu’un.

Mais si on accepte toujours d’être dérangé, interrompu, on accepte implicitement de reléguer au second plan ce qui est important pour nous : le respect de notre planning pour finir plus tôt, pour faire ce qu’on aime, pour être avec les nôtres.

Imaginez cette scène : vous avez bien établi la liste de vos tâches à effectuer aujourd’hui, vous avez défini les priorités selon votre agenda et vous travaillez depuis à peine un quart d’heure sur les tableaux de bord du mois lorsque votre collègue Marc Kassin fait irruption pour vous demander si vous pouvez lui donner un (petit) coup de main pour l’affaire Duchmoll (Ce ne sera pas long !). Son dossier doit être bouclé demain.

En supposant que vous n’aviez pas noté sur votre agenda (ni donc dans vos priorités) de travailler avec Marc Kassin sur le dossier Duchmoll, deux possibilités stratégiquement opposées s’offrent alors à vous :

Si vous négligez vos propres priorités

Vous enregistrez votre travail en cours, reculez votre chaise du bureau et vous vous levez pour suivre Marc, un peu mécontent(e) mais il faut bien s’entraider, n’est-ce pas ?

Une heure et demie plus tard, vous revenez à votre bureau. Vous avez interrompu votre réflexion et il vous faut un certain temps et un gros effort pour reprendre le fil de vos activités. Non seulement vous venez de perdre une heure et demie mais vous êtes maintenant en retard, passablement stressé(e) et vous vous dites qu’il faudra compenser cela par un sandwich vite avalé ce midi ou du temps supplémentaire ce soir.

En acceptant de suivre votre collègue et ses propres priorités (finir son dossier), vous avez accepté de renoncer aux vôtres. En répétant plusieurs fois par semaine ces consentements, vous amputez sur votre temps personnel, sur vos souhaits profonds, sur ce qui est important pour vous. Et ceci n’est pas valable seulement dans la sphère professionnelle.

Si vous décidez de prioriser ce qui est important pour vous

Dans le tertiaire, les employés seraient interrompus en moyenne toutes les quatre minutes. Des études montrent que ce fractionnement de nos tâches nuit grandement à la productivité, produit des troubles physiologiques dus au stress et à la fatigue mais aussi des troubles cognitifs (de l’attention, surcharge mentale). De ces interruptions, il y a celles que l’on ne peut guère éviter, celles que l’on provoque soi-même mais aussi celles que nous ne sommes pas obligés d’accepter.

Dans l’exemple ci-dessus, rien ne vous oblige à accepter. Encore moins à le faire séance tenante.

Dire non c’est bien sûr expliquer les raisons du refus pour que votre collègue comprenne votre point de vue et l’accepte plus volontiers. Dites-lui que vous avez vos propres priorités et que, vous aussi, vous avez un travail à terminer aujourd’hui.

Il faut essayer de tenir bon, même s’il insiste (ça ne sera pas long, ton temps n’est tout de même pas si précieux que ça ?). Vous pouvez également proposer ne alternative acceptable et quelque fois même dire simplement “non, je ne peux vraiment pas, désolé(e)”.

Demandez-vous ce qui est le plus important pour vous  : vous faire bien voir par un collègue ou mener à bien les projets qui vous tiennent à cœur en respectant vos priorités ?

Dire non est un entrainement. Les premières fois demandent un petit effort. Rappelez-vous alors vos propres objectifs. Et entraînez-vous !

Qu’en pensez-vous ?

Et vous ? Avez-vous trouvé des pistes intéressantes pour gagner du temps dans cet article ?

En avez-vous d’autres à suggérer ?

Vos commentaires sont les bienvenus.

Written by Guylaine
Guylaine est passionnée par tout ce qui touche à l'organisation, à l'efficacité, à la productivité. Elle partage avec vous ses conseils, ses astuces et ses méthodes.