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8 pistes efficaces pour trouver du temps

Et si être organisé(e), c’était seulement être capable de dégager du temps pour les choses vraiment importantes ?

Ces choses auxquelles on tient vraiment mais qu’on n’a pourtant jamais le temps de faire : aller voir un spectacle, s’adonner à sa passion, passer du temps avec ceux qu’on aime, prendre le temps de lire ou de peindre ou de courir, partir en week-end, s’occuper de soi, bricoler, apprendre une nouvelle langue, …

Répondez honnêtement au 8 questions ci-dessous et vous devriez avoir une bonne idée de ce qui pourrait à la fois, améliorer votre organisation et vous permettre de dégager (enfin) du temps pour ce qui vous semble important.

1. Prenez-vous du temps pour réfléchir à votre organisation ?

Si vous ne vous êtes jamais posé cette question, il est temps de le faire. S’organiser n’est pas un don; on ne naît pas avec. Il faut donc y réfléchir pour, d’abord se poser quelques questions et, ensuite, y apporter des solutions.

On accepte donc de “passer un peu de temps” pour “en gagner beaucoup” !

Posez-vous d’abord les bonnes questions sur les effets de votre désorganisation

La bonne nouvelle, c’est qu’il s’agit d’un exercice gratifiant. En vous posant les bonnes questions, vous commencerez déjà à trouver un début de bonnes réponses. En trouvant des réponses, même si elles ne sont pas parfaites, vous améliorerez votre quotidien, vous dégagerez davantage de temps pour vous et vous diminuerez le stress.

Que du bonheur !

Est-ce que ma mauvaise organisation me pénalise, au travail, dans mes activités, chez moi ? Est-ce qu’elle pénalise mes proches, mes collègues ? Si la réponse est oui, quelles qu’en soient les raisons, notez honnêtement sur une feuille ces situations. Par exemple :

  • Au moment de partir au travail, j’ai toujours perdu quelque chose (mes lunettes, ma montre, un document…) alors je cherche, je m’énerve, je finit par trouver mais je pars au dernier moment, stressée, et j’arrive souvent un peu en retard au travail.
  • En préparant le repas du soir, je réalise qu’il me manque des ingrédients. Je cours alors à la superette pour acheter la crème, les carottes ou l’oignon qui me font défaut. J’ai perdu trente à quarante minutes, nous mangeons tard, encore une soirée qui me laisse peu de temps pour moi !
  • Je sais bien que j’ai quelque part ce certificat médical pour l’activité sportive de ma fille. Je dois l’apporter demain au club de gym. Mais où peut-il bien être ? Dans cette pile de papiers qui encombre l’entrée ? Dans mon sac à main ? Je ne sais plus. Encore du temps à passer pour le retrouver, si je le retrouve. Sinon, il faudra que j’en demande un autre au médecin…
  • Etc.

Trouvez les solutions pour mieux vous organiser

Quels moyens puis-je trouver pour essayer d’améliorer les choses concernant chacune des situations que je viens de décrire ? Ce n’est pas forcément évident de prime abord, mais si vous décomposez bien ce qui provoque cette désorganisation, vous devriez, en même temps, en trouver la parade. Analysez et notez, pour chaque cas, une manière de faire différente. Par exemple :

  • Situation : au moment de partir au travail, j’ai toujours perdu quelque chose. Solution possible : la veille, je pose sur un meuble de mon entrée tout ce dont j’ai besoin (sac, lunettes, dossier…). S’il y a certains objets que je ne peux prendre qu’au dernier moment, je le note sur un post-it posé sur le sac que j’emporte (par exemple ma lunch-box à sortir du frigo).
  • Situation : en préparant le repas du soir, je réalise qu’il me manque des ingrédients. Solution possible : une fois pr semaine, je fais une liste approximative des repas du soir de la semaine. Ceci me permet d’établir la liste des ingrédients que j’emporte en allant faire mes achats.
  • Situation : je perds un temps fou à rechercher le certificat dont ma fille a besoin demain. Solution possible : j’achète des pochettes plastique ou cartonnées sur lesquelles je colle une étiquette avec le nom de chaque membre de la famille. A chaque fois qu’un document concerne l’un d’entre eux, je le glisse dans sa pochette. Au moment voulu, il suffira d’ouvrir la bonne pochette pour trouver le bon document.
  • Autres situations de désorganisations… C’est à vous d’imaginer une solution !

2. Avez-vous essayé de simplifier votre quotidien ?

Non, je ne veux pas vous parler de minimalisme ! Cela est affaire personnelle. J’évoque simplement la notion de “simplification”.

Réfléchissez aux activités récurrentes qui vous prennent le plus de temps et demandez-vous si ces tâches sont aussi importantes que cela ? Est-ce qu’elles méritent vraiment l’énergie que vous y consacrez ? Je veux dire, quels bienfaits vous apportent-elles ? Y passer moins de temps rendrait-il ces effets moins bénéfiques ?

  • Je fais des achats alimentaires plusieurs fois par semaine, versus je regroupe au maximum mes achats. par exemple un seul achat épicerie par mois et un marché par semaine.
  • Si mes moyens ou mon travail me le permettent, je décide de déléguer ce qui n’est pas important mais qui me libérera du temps : la vérification des dossiers par un collaborateur, le ménage par une femme de ménage, etc?
  • Je gère l’administratif lorsque j’y pense où quand la pile de documents est trop haute versus je consacre une demi-heure par semaine à dépouiller le courrier de la semaine, faire mes comptes, …
  • Je cuisine les repas chaque soir versus je me mets au batch cooking. En deux heures continues, une fois par semaine, je préparer le maximum de cuisson, épluchages, congélation… pour la semaine.
  • Continuez la simplification !

3. Estimez-vous le temps des tâches ?

On se plaint souvent de ne pas avoir assez de temps pour faire tout ce qu’on aimerait. On arrive parfois en retard à des rendez-vous, on ne fait pas le quart de sa todo-list.

Il se peut que le manque de temps qu’on déplore dans nos journées surchargées relève tout simplement d’une mauvaise estimation du temps de nos tâches.

Êtes-vous réaliste ?

Lorsque vous notez dans votre agenda une tranche d’une heure pour votre rendez-vous chez le dentiste, avez-vous pris en compte le trajet pour vous y rendre, celui pour en revenir et le temps d’attente chez lui ? Est-ce qu’il n’aurait pas été plus réaliste de noter une heure 30 ?

Lorsque vous listez dix tâches à faire dans votre journée, avez-vous additionné le temps nécessaire pour chacune d’elles afin de vérifier que ce total pouvait tenir dans la dite journée ?

Apprenez à estimer le temps

Si vous pensez que vous n’êtes pas doué(e) pour apprécier le temps nécessaire  à l’accomplissement d’une tâche, sachez que, là encore, on ne naît pas avec la “bosse du temps”. C’est une compétence que l’on peut développer de manière très pratique par l’apprentissage.

Si vous éprouvez quelques difficultés à noter un temps en face d’une activité, je vous propose une manière toute simple d’y parvenir : chronométrez-vous ! Avec votre téléphone, avec le minuteur de la cuisine ; peu importe !

Chronométrez-vous la prochaine fois que vous ferez une tâche répétitive de votre vie : aller à ma séance de sport (aller-retour + vestiaire + cours + vestiaire), préparer ma présentation pour la prochaine réunion, faire mes comptes, etc.

Notez ensuite dans un carnet ou un fichier le temps que cela vous a pris. Certaines tâches pouvant être variables, chronométrez deux ou trois fois et faites une moyenne.

Utilisez ensuite ces temps la prochaine fois que vous remplirez votre agenda ou votre todo-list de la journée. Ils seront probablement moins remplis mais vous aurez la satisfaction d’en faire davantage et d’être plus détendu(e).

On appelle cela l’anticipation et c’est une technique puissante pour progresser dans la gestion de son temps.

4. Mangez-vous un crapaud chaque matin ?

Cette référence vient du livre de Brian Tracy, “Avaler le crapaud” qui a repris pour son titre une une phrase de l’écrivain Mark Twain : “Mangez une grenouille vivante de bon matin et rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée”.  Ceci pour conseiller de s’atteler à la tâche la plus pénible dès le matin.

On le sait bien, il s’agit de celle que, justement, on repousse toujours à plus tard : à cet après-midi, à demain, à la semaine prochaine et que l’on finira par faire dans l’urgence, au tout dernier moment, générant ainsi anxiété et stress.

En commençant précisément par celle-ci avant toute autre le matin, on se débarrasse d’une corvée et, plus encore, de l’idée que l’on va se faire, toute la journée, de ce fichu crapaud à avaler. Un petit effort dès le matin et ensuite, on est tranquille pour le reste de la journée. Et on est fier et content de l’avoir fait.

Méthode simple, efficace et excellente pour le moral.

Trouvez votre crapaud

  • Dès la veille, avant de quitter le travail s’il s’agit de tâches professionnelles ou en fin de journée s’il s’agit de tâches personnelles prenez dix minutes.
  • Listez toutes les tâches que vous devez faire le lendemain.
  • Cherchez dans cette liste votre “crapaud” : c’est très simple, il s’agit de celle que vous avez le moins envie de faire. Celle dont vous vous dites déjà, en l’écrivant, “j’ai encore deux semaines”, “c’est mieux de commencer par la rédaction de mon dossier X”, “je verrai plus tard”, “il y a plus urgent” et autres mauvaises raisons. Vous savez très bien quel est votre crapaud, n’est-ce pas ?
  • Décidez que vous commencerez votre journée par cette tâche et pas une autre.

Préparez-vous !

  • Pour vous y aider, faites en sorte que tout soit en place pour vous inciter à manger ce fichu crapaud.
  • S’il s’agit d’une tâche au travail, posez par exemple sur votre bureau le dossier sur lequel vous devez travailler ou collez un gros post-it au milieu de l’écran de votre PC.
  • S’il s’agit d’appeler un client pour une affaire délicate, placez son nom bien en vue sur un papier sur lequel vous aurez listé les arguments et idées à développer.
  • S’il s’agit d’une tâche personnelle comme faire une demi-heure de sport, posez par exemple vos affaires de sport (vêtements et chaussures) là où vous mettez habituellement vos vêtements pour la journée.

Bon crapaud !

5. Savez-vous découper le mammouth ?

Après le crapaud, le mammouth. (Rassurez-vous les métaphores animales vont s’arrêter ici 😉 !).

Manger un mammouth entier en une seule fois semble effrayant, démotivant, impossible. Notre cerveau se refuse à attaquer une telle tâche. Mais en manger une tranche rend tout de suite la perspective plus agréable et surtout plus réaliste. Cette démonstration est évidente.

Alors pourquoi ne découpons-nous pas en tranches nos gros projets ou un travail conséquent ? Le cortex préfrontal où siège l’attention a besoin d’avoir un objectif clairement défini et suffisamment limité dans le temps pour que notre concentration soit efficace.

En donnant à notre cerveau un objectif de type “Rédiger le compte-rendu XYZ”, le but est trop large, effrayant, imprécis et donc un temps de travail difficilement imaginable. Résultat : démotivation et procrastination.

En donnant à notre cerveau un objectif de type “Lister les thèmes que je vais aborder dans ce compte-rendu”, la tâche paraît tout de suite plus facilement réalisable. De plus, on peut y associer sans peine une durée d’exécution. Ce sera la première tranche d de la tâche “compte-rendu”. On ne commencera la tranche suivante qu’après avoir terminée celle-ci.

En pratiquant ainsi, on obtient successivement des petits résultats, faciles à atteindre, générant une motivation pour continuer à progresser dans la bonne direction.

Comment procéder au découpage ?

  • Choisissez une tâche ou un projet qui vous tient à cœur mais qui vous paraît insurmontable.
  • Notez sur un papier la toute première action qu’il faudrait faire pour réaliser ce projet. Une toute petite action, simple et courte comme : passer un coup de téléphone, chercher des informations relatives au sujet sur Internet, rédiger un premier plan, s’entraîner pendant dix minutes, acheter des outils, décider d’une date de réunion et envoyer un mail, etc.
  • Décidez du moment où vous réaliserez cette action (le plus tôt possible !) : tout de suite, cet après-midi, ce week-end.
  • Faites-le au moment choisi.
  • Félicitez-vous.
  • Notez sur un papier la toute première action qu’il faudrait faire pour continuer ce projet. Une toute petite action, simple et courte.
  • Décidez du moment où vous réaliserez cette action (le plus tôt possible !) : tout de suite, cet après-midi, ce week-end.
  • Faites-le au moment choisi.
  • Félicitez-vous.
  • Continuez ainsi jusqu’à la fin de votre projet.

6. Groupez-vous vos tâches ?

Afin d’être plus efficace, il s’agit ici de faire en une seule fois, au même moment, des tâches qui possèdent un dénominateur commun. On prévoit des moments spécifiques pour grouper et se concentrer un certain type de tâches. La répétition favorise l’efficience et évite la dispersion. Ce qui peut se traduire par exemple par :

  • Tâches de même nature (sur le même créneau horaire, regroupez toutes les commandes, les tâches administrative, les relances clients).
  • Tâches ayant la même échéance (en fin de mois : la facturation, les règlements)
  • Tâches à faire avec certaine(s) personnes (avec tel collègue, avec vos enfants)
  • Tâches nécessitant le même outil (regroupez les appels téléphonique, la rédaction des mails, la recherche de photos).
  • Tâches à faire au même endroit (regrouper les achats en centre-ville ou au supermarché).

Vous avez prévu une heure le mardi après-midi pour vos relances clients : concentrez-vous sur cette tâche en essayant de ne pas consulter vos mails ou de ne pas vous disperser sur autre chose.

8. Savez-vous dire non (avec les formes)

Ne pas dire non, c’est renoncer à ses propres priorités.

S’organiser et bien gérer son temps revient à savoir gérer ses priorités. Et lorsqu’on gère ses priorités, on est amené parfois à dire non. La peur du conflit, le fait de vouloir être apprécié influe souvent sur notre jugement lorsqu’il s’agit de dire non à quelqu’un.

Mais si on accepte toujours d’être dérangé, interrompu, on accepte implicitement de reléguer au second plan ce qui est important pour nous : le respect de notre planning pour finir plus tôt, pour faire ce qu’on aime, pour être avec les nôtres.

Imaginez cette scène : vous avez bien établi la liste de vos tâches à effectuer aujourd’hui, vous avez défini les priorités selon votre agenda et vous travaillez depuis à peine un quart d’heure sur les tableaux de bord du mois lorsque votre collègue Marc Kassin fait irruption pour vous demander si vous pouvez lui donner un (petit) coup de main pour l’affaire Duchmoll (Ce ne sera pas long !). Son dossier doit être bouclé demain.

En supposant que vous n’aviez pas noté sur votre agenda (ni donc dans vos priorités) de travailler avec Marc Kassin sur le dossier Duchmoll, deux possibilités stratégiquement opposées s’offrent alors à vous :

Si vous négligez vos propres priorités

Vous enregistrez votre travail en cours, reculez votre chaise du bureau et vous vous levez pour suivre Marc, un peu mécontent(e) mais il faut bien s’entraider, n’est-ce pas ?

Une heure et demie plus tard, vous revenez à votre bureau. Vous avez interrompu votre réflexion et il vous faut un certain temps et un gros effort pour reprendre le fil de vos activités. Non seulement vous venez de perdre une heure et demie mais vous êtes maintenant en retard, passablement stressé(e) et vous vous dites qu’il faudra compenser cela par un sandwich vite avalé ce midi ou du temps supplémentaire ce soir.

En acceptant de suivre votre collègue et ses propres priorités (finir son dossier), vous avez accepté de renoncer aux vôtres. En répétant plusieurs fois par semaine ces consentements, vous amputez sur votre temps personnel, sur vos souhaits profonds, sur ce qui est important pour vous. Et ceci n’est pas valable seulement dans la sphère professionnelle.

Si vous décidez de prioriser ce qui est important pour vous

Dans le tertiaire, les employés seraient interrompus en moyenne toutes les quatre minutes. Des études montrent que ce fractionnement de nos tâches nuit grandement à la productivité, produit des troubles physiologiques dus au stress et à la fatigue mais aussi des troubles cognitifs (de l’attention, surcharge mentale). De ces interruptions, il y a celles que l’on ne peut guère éviter, celles que l’on provoque soi-même mais aussi celles que nous ne sommes pas obligés d’accepter.

Dans l’exemple ci-dessus, rien ne vous oblige à accepter. Encore moins à le faire séance tenante.

Dire non c’est bien sûr expliquer les raisons du refus pour que votre collègue comprenne votre point de vue et l’accepte plus volontiers. Dites-lui que vous avez vos propres priorités et que, vous aussi, vous avez un travail à terminer aujourd’hui.

Il faut essayer de tenir bon, même s’il insiste (ça ne sera pas long, ton temps n’est tout de même pas si précieux que ça ?). Vous pouvez également proposer ne alternative acceptable et quelque fois même dire simplement “non, je ne peux vraiment pas, désolé(e)”.

Demandez-vous ce qui est le plus important pour vous  : vous faire bien voir par un collègue ou mener à bien les projets qui vous tiennent à cœur en respectant vos priorités ?

Dire non est un entrainement. Les premières fois demandent un petit effort. Rappelez-vous alors vos propres objectifs. Et entraînez-vous !

Qu’en pensez-vous ?

Et vous ? Avez-vous trouvé des pistes intéressantes pour gagner du temps dans cet article ?

En avez-vous d’autres à suggérer ?

Vos commentaires sont les bienvenus.

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Pourquoi vous ne devez pas laisser vos mails maîtriser votre temps

 

Vous êtes peut-être de ceux qui, le matin, se jettent sur leur messagerie, à peine assis à votre bureau ? Pour continuer à lire et répondre à ceux-ci tout au long de votre journée…

La gestion des mails pénalise votre productivité

Quelques chiffres avant d’aborder le cœur du problème et de vous proposer des solutions :

  • En 2015, 88 emails reçus et 34 envoyés en moyenne par jour en entreprise par chaque collaborateur.
  • Les cadres considèrent qu’ils passent plus de 5 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie (pour la France, c’est une moyenne de 6 heures).
  • Au minimum toutes les dix minutes, 43 % des salariés français se déclarent interrompus par leurs mails.

 

Apport récent neurosciences : le cortex préfrontal (celui qui gère les fonctions cognitives, la créativité, la prise décision, la complexité…) fonctionne de manière optimale le matin; Choisir ses activités de la journée.

 

On estime qu’il faut une minute pour se remettre dans le cours de sa pensée. Ces interruption incessantes perturbent grandement notre efficacité. On sait maintenant que le cerveau “multi-tâches” est un leurre. C’est pourtant ce que nous lui demandons.

7 actions pour limiter la perte de temps avec vos mails

Désactiver vos notifications (PC, téléphone) et fixez-vous trois moments de la journée pour traiter vos courriels (milieu de matinée, milieu d’après-midi, fin d’après-midi, par exemple). Eviter de le faire en arrivant au bureau : cerveau à garder pour des actions plus utiles car plus efficace le matin.

Pour chaque moment dédié au traitement de vos mails, procédez comme suit en gardant en tête l’objectif de vider au maximum votre boite de réception.

  • Un email que vous considérez comme inutile doit être jeté immédiatement à la corbeille. S’il s’agit d’un abonnement que vous ne souhaitez pas ou plus ou que vous n’avez jamais demandé, désabonnez-vous. Si vous avez trop d’emails et peu de temps, faites-le glisser dans un dossier “désabonnement” que vous gérerez à vos moments perdus.
  • Un email contenant une information à conserver doit être placé dans le dossier approprié pour le retrouver facilement en cas de besoin. Demandez-vous s’il a vraiment une utilité.
  • Pour un email qui nécessite une réponse courte (moins de trois minutes), répondez de suite puis classez-le (ou jetez-le).
  • Pour un email qui demande un traitement plus long, planifiez une plage spécifique soit rapidement, soit plus tard si la réponse peut attendre (résistez à l’envie de toujours répondre rapidement)
  • Limitez vous-mêmes le nombre de mails que vous envoçyez et qui génèrent des répo,nses et des réponses de réponses.. Penser au tél.
  • En cas d’urgence demandez-vous si le mail est le moyen le plus efficacacve de traiter l’affaire.
  • Lorsque vous prendrez du temps pour gérer votre dossier “Désabonnement”, profitez-en pour vous demander si tous vos abonnements à des newsletters sont bien indispensables et limitez-les drastiquement.

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Comment être organisé et productif au travail

Chronomètres

Vous êtes entré dans votre bureau ce matin et, une fois de plus, vous avez pris conscience de tout ce qui vous attendait : les mails à gérer, la pile de dossiers sur le bureau, la réunion qui risquait de se prolonger, sans compter le lot de problèmes, interruptions, appels téléphoniques, urgences en tous genres (réelles ou fausses)…

Bien sûr, vous avez l’habitude. La journée passera, tant bien que mal et vous ferez de votre mieux pour répondre à vos clients, à vos collègues, à votre hiérarchie, comme vous le faites chaque jour.

Vous quitterez le bureau à pas d’heure, peut-être même en emporterez-vous à la maison.

On dit que le stress peut-être stimulant, mais vous savez, vous qu’il pèse lourd…et pas seulement sur votre travail mais sur votre humeur en famille, sur vos loisirs (si vous avez du temps pour eux !), sur votre vie de couple…

Vous savez bien que vous n’êtes pas le roi de l’organisation; on vous le dit assez !

Je vous propose une méthodologie en x points pour améliorer votre organisation au travail, gagner en productivité et vous alléger en stress.

Cela passe par une gestion du temps et de l’espace. Un petit effort de départ pour un gain extraordinaire en efficacité et en sérénité.

[1] – Bureau net

Rien de plus démoralisant que d’avoir (et de voir) un bureau surchargé de documents. Rien de plus stressant que de chercher sans succès une information alors que votre interlocuteur attends la réponse au téléphone.

Bureau en désordre

Votre premier travail consiste à faire place nette et à dégager votre bureau de tout ce qui n’est pas absolument indispensable. Un espace physiquement dégagé génère, pour vous et pour ceux qui entrent dans votre bureau, une impression de calme et de sérénité.

Je vous propose donc d’arriver un peu plus tôt un matin, ou bien de vous réserver un bloc de temps dans une de vos journée pour réorganiser votre espace de travail. Voici ce qui devrait rester sur votre bureau :

  • Votre PC + un second écran éventuel
  • Votre téléphone
  • Un cahier ou un carnet (préférable au bloc : on aura trop tendance à “détacher” … et à perdre les pages) ainsi qu’un stylo,
  • Un pot à crayon avec quelques stylos.
  • Quatre bannettes empilées et étiquetées avec : “feuilles” (les feuilles non utilisées de l’imprimante), “aujourd’hui”, “en cours”, “à lire”.
  • Une lampe de bureau : veillez à avoir un éclairage confortable.

Rien d’autre !… enfin, vous pouvez ajouter votre gobelet de café ou votre mug de thé !

Les accessoires de bureau : agrafeuse, trombones, papier vierge pour l’imprimante… sont rangés dans vos tiroirs de bureau ou dans un meuble à proximité. La place des feuilles pour l’imprimante et, très logiquement, dessous ou à côté de l’imprimante.

Si tous vos dossiers sont informatisés, vous devez être peu concernés par le paragraphe suivant.

Si vous avez des dossiers papiers, classez (ou faites classer) ceux qui peuvent l’être dans des dossiers situés dans un meuble et clairement identifiés par leur nom. Conservez un ou deux dossiers dans la bannette aujourd’hui : vous y travaillerez dans la journée. Pour les autres dossiers, classez-lez également dans un meubles avec le nom en clair sur la pochette. Distinguez bien un endroit pour les dossiers traités et un autre pour ceux qui doivent l’être.

Tous les documents doivent être facilement retrouvables par vous-même mais aussi par ceux qui travaillent avec vous.

Si vous ajoutez quelques éléments de décoration (photos, plante), placez-plutôt sur les mur ou sur un meuble que sur votre bureau. Veillez à conserver celui-ci le plus minimaliste possible.

[2] – PC net

Comme votre bureau, rendez votre PC dégagé en ne laissant que peu (ou pas) de dossiers sur le bureau. A la limite, créez un maximum de cinq raccourcis pour accéder aux espaces sur lesquels vous allez le plus souvent. Par exemple :

Exemple de cinq dossiers sur un bureau de PC.

Prenez le temps de créer des dossiers et des sous-dossiers organisés de façon logique, que ce soit sur votre disque, sur le réseau ou dans le Cloud. Placez vos fichiers dans les bons dossiers.

[3] – Chaque matin, planifiez votre journée

Après avoir salué vos collègues et pris votre café, résistez à la tentation de vous jeter sur vos mails. Vous avez quelque chose de plus important à faire avant, organiser votre journée.

  • Décidez de trois moments dans la journée où vous consulterez et traiterez vos mails. Oui, je sais ce que vous pensez ! Mais la gestion des mails, tout comme les interruptions incessantes nuisent de manière dramatique à votre productivité. Soyez honnête avec vous-même : si vous ne répondez pas instantanément à ce mail qui vous interpelle de son bip insistant, est-ce que cela aura un impact si négatif sur vos affaires ou vos relations ? Vous savez déjà que la réponse est non. Prenez simplement conscience que les périodes de temps consacrées aux mails seront beaucoup plus efficaces (car faites à la suite) et que vous pourrez gardez votre concentration sur ce travail qui, lui, apporte une réelle valeur ajoutée. Je vous propose le matin, après la planification de la journée, en début d’après-midi après la pause-repas et dans l’après-midi à l’heure qui vous arrange, par exemple vers 15 h 30.
  • Désactivez vos notifications de messagerie (PC et téléphone), désactivez également toutes les autres notifications (SMS et autres).
  • Prenez votre agenda et bloquez deux heures (plus ou moins en fonctions de votre charge de travail ce jour-là) pour effectuer un travail qui demande de la concentration et qui est vraiment important pour vous.
  • Si vous avez un(e assistant(e), listez tout ce que vous souhaitez qu’il(elle) fasse aujourd’hui et prenez le temps de voir avec lui(elle) si cela est réaliste par rapport à sa charge de travail.
  • Notez sur votre agenda d’autres tâches, si nécessaire.
  • Attention ! Ne remplissez pas votre agenda. Laissez de la place aux imprévus !

Lorsque vous en aurez pris l’habitude et que cette planification matinale sera devenue une routine, vous y consacrerez très peu de temps.

Mais vous aurez l’avantage d’avoir une vision claire de la manière dont va se dérouler votre journée.

Même s’il y a des imprévus, vous aurez la satisfaction de voir chaque jour que vous avancez ce qui est à la fois bon pour votre moral et pour votre efficacité.

[4] – Prenez l’habitude de noter sur un seul support

Au cours de la journée, arriveront nécessairement des idées, des choses à faire auxquelles vous penserez, des informations données par des collaborateurs, etc.

C’est le moment d’utiliser le cahier et le stylo placés sur votre bureau. Il auront toute leur place lors d’un entretien physique ou téléphonique.

Vous pouvez également utiliser un gestionnaire de tâches informatique comme Trello ou autre, auquel vous pourrez accéder rapidement.

En fin de journée, vous pourrez “traiter” ces informations puis les barrer ou les supprimer au fur et à mesure.

[5] – Comment gérer vos emails

Mails/téléphone
Définissez des moments dans la journée
Traitez les mails, classez, videz la boite de réception
Dire non Tél parfois + efficace échanges + rapides
Prendre des pauses mais ne pas s’interrompre sans arrêt (appels tél, irruption dans bureau…)


Comm collègues
fin journée
Déléguez si besoin
Agenda
Liste
Mails ?

PC fin jour
Docs fin jour

Dans la journée
Liste
Agenda…
Focus sur une tâche multitâches mauvais
Alterner travaux concentration avec + légers

Hiérarchiser priorités

Faites petites tâches de suite

Alarmes

S’organiser demande du temps
Carnet pour écrire ses idées
Savoir dire non
Réunion dire durée et donner ordre jour
Regrouper des tâches semblables : tous les appels à la suite ou répondre mails l’un après l’autre.

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Prioriser efficacement ses tâches : l’outil qui incite à l’action

 

Gérer les priorités : merci Eisenhower…oui mais !

Si vous connaissez déjà la matrice d’Eisenhower, ne partez pas !

J’aimerais vous la montrer sous un angle plus “productif” que celui que vous connaissez déjà.

Si vous ne connaissez pas la matrice d’Eisenhower ? Je vous explique en quelques mots. Sinon, vous pouvez lire plus loin.

Vous trouverez sans problème cette matrice dans tous les articles, livres et autres supports traitant de la gestion du temps et plus particulièrement de la gestion des priorités.

Car c’est bien de gestion des priorités dont il s’agit !

Cette matrice dont le président Eisenhower serait à l’origine, permet de classer les tâches en quatre grandes catégories :

A partir d’un axe vertical “URGENCE” et d’un axe horizontal “IMPORTANCE”, quatre cadrans ont été défini. Chaque cadran correspond à une priorité.

  • A : les tâches importantes et urgentes.
  • B : les tâches importantes mais peu urgentes.
  • C : les tâches urgentes mais peu importantes.
  • D : les tâches peu urgentes et peu importantes.

Le but du jeu est donc de définir, à partir d’une liste de tâches diverses et variées, quelles sont les tâches de type A, B, C ou D.

Ensuite, il devient plus facile de prioriser et donc de savoir quelles sont les tâches à faire prioritairement :

  • A : les tâches importantes et urgentes, qu’il faut réaliser de suite et de préférence soi-même.
  • B : les tâches importantes mais peu urgentes, à exécuter soi-même également mais qui doivent être planifiées.
  • C : les tâches urgentes mais peu importantes, qui peuvent être planifiées pour plus tard ou, si cela est possible, déléguées à d’autres.
  • D : les tâches peu urgentes et peu importantes, celles que l’on peut laisser tomber sans remords et que l’on ne devrait jamais faire.

Et pratiquement ? On fait comment ?

La première fois que j’ai eu connaissance de cette matrice d’Eisenhower, c’était lors d’une formation sur la gestion du temps et cela remonte à de nombreuses années. Sur le moment, j’ai trouvé le concept intéressant.

L’intervenant nous a longuement expliqué la signification de chacun des cadrans, avec différents exemples à l’appui et nous a conseillé de traiter nos tâches à effectuer à l’aune de ces catégories. Bien !

Une fois chez moi, soucieuse de mettre en applications tous ces bons conseils, j’ai réfléchi aux activités que j’avais à faire et je me suis amusée à évaluer si elles étaient de type A, B, C ou D. J’en avais de nombreuses dans chaque catégories. Et ensuite ?

Je suis quelqu’un de naturellement très pratico-pratique !

J’ai essayé différentes manières de faire : une liste de tâches avec, à côté de chacune, la mention A, B, C ou D. Et ensuite ?

Qu’est-ce que je faisais de mes six taches A ? Fallait-il en prioriser certaines ? Et, si oui, comment ?

Une liste de tâches avec des lettres à côté. Ça ne m’incitait guère à l’action. En fait, ça avait même plutôt l’effet inverse…

Et la lumière fut !

J’avais un peu laissé tomber ce mode de gestion des priorités jusqu’à ce que la question se pose de nouveau, quelques années plus tard, alors que j’animais une formation sur la gestion de projet. Je proposais, au fur et à mesure de l’animation, des outils divers d’aide à la gestion de projet.

En préparant ce cours, j’avais de nouveau rencontré la “Matrice d’Eisenhower” dans mes lectures. Logique puisque qui dit gestion de projet dit aussi gestion de priorités. Soucieuse de donner une méthodologie pour utiliser l’outil, je mis en place un tableau, que je testai pour moi-même et que j’améliorai au fur et à mesure du temps.

Non seulement il s’ajouta à mes outils pour la gestion de projet mais, à ce jour, je l’utilise encore quotidiennement. Je vous le présente ici.

Un outil pour prioriser ses tâches efficacement et pour gagner en productivité !

Voici tout d’abord à quoi ressemble le tableau. N’hésitez pas à cliquer pour zoomer.

Tableau de priorisation des tâches.

Le contenu du tableau des priorités

Comme vous pouvez le constater, il s’agit à la base d’un tableau Excel avec :

  • Une colonne qui différencie les tâches concernant le travail et les taches personnelles.
  • Une colonne “Action”, avec la liste des tâches à effectuer.
  • Une colonne avec une valeur pour l’urgence et une autre pour l’importance (je détaille ci-dessous).
  • Une colonne “Priorité” qui multiplie entre elles les deux valeurs précédentes.
  • Une colonne “% Achevé” qui indique le taux d’avancement de la tâche. C’est toujours bon pour le moral de voir s’afficher un 100% !
  • Une colonne “Échéance” pour indique une éventuelle deadline (date à ne pas dépasser).
  • Une colonne pour les remarques.

Comment sont définis les niveaux de priorités ?

Urgence de la tâche : pour chaque tâche on définit une valeur d’urgence allant de 1 (pas urgent du tout) à 4 (pour hier !) :

  1. Un jour peut-être
  2. Peut attendre
  3. Dès que possible
  4. Ne peut pas être retardée

Impact de cette tâche: il s’agit ici de dire quel impact aura cette tâche (sur notre vie, sur notre travail…). Pour chaque tâche on définit une valeur de 1 à 4 :

  1. Impact insignifiant
  2. Impact léger
  3. Fort impact
  4. Très fort impact

PRIORITÉ = URGENCE x IMPACT

On voit dans l’exemple ci-dessus, que la tâche “Tableaux de bord du mois” était très urgente (4) et qu’elle avait un très fort impact sur mon travail (4). Sa priorité est donc de 16.

Une mise en forme conditionnelle a pour effet de mettre en rouge les tâches très prioritaires et en vert celles qui ne le sont pas du tout. Les valeurs allant de 1 (1 x 1) à 16 (4 x 4) les couleurs de fond des cellules varient selon un dégradé allant du très vert au très rouge, en passant par des oranges, verts clairs etc.).

Je regarde ce tableau chaque jour et je sais que les tâches en rouge sont celles que je dois absolument faire maintenant. S’il me reste du temps, je peux ensuite m’atteler aux tâches orange…

Lorsque je modifie une valeur (une tâche devenue plus ou moins importante par exemple), la priorité change et la couleur de la cellule également.

Je vous invite à essayer et vous verrez combien la couleur incite à l’action ! Le rouge nous dicte sans ambiguïté ce qu’il y a à faire en priorité.

Merci de me dire ce que vous pensez de cette “Matrice d’Eisenhower” à ma sauce.

Si vous souhaitez savoir comment j’ai créé ce tableau, je me ferai un plaisir de vous l’expliquer prochainement.

 

 

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